Area contabile

Sono disponibili numerosi moduli in questa area , ciascuno dei quali si occupa di aspetti particolari.
• La Contabilità Generale è la base del sistema ed include le anagrafiche e tabelle di base
• La Contabilità Analitica che sta sempre più diventando un aspetto basilare per la corretta gestione di una Casa Editrice; consente la gestione a commessa, a linea di prodotto, a centro di costo
• Le Ritenute d'acconto , per la gestione dei collaboratori e degli autori
• I Cespiti , per la gestione automatica degli ammortamenti e di acquisiti e cessioni di cespiti
• L’Intrastat per la gestione delle dichiarazioni relative alle operazioni intracomunitarie
• La Tesoreria per la gestione dei conti correnti bancari e per il controllo dei flussi di cassa

Contabilità generale

Il modulo Contabilità Generale permette di scegliere tra diverse strutture alternative del Piano dei Conti.
Indirizza inoltre un Piano dei Conti su un massimo di 5 livelli, secondo quanto previsto dalla normativa comunitaria per redigere il bilancio CEE, in base ad una riclassificazione automatica del bilancio stesso secondo la struttura del Piano dei Conti interno; le riclassificazioni sono effettuate su fogli di Excel personalizzabili dall’utente.
Anche la riclassificazione del Bilancio ai fini di analisi può essere predisposto secondo le medesime funzionalità.
È possibile eseguire numerose operazioni quali l’immissione, la modifica, l’annullamento delle registrazioni contabili attraverso differenti strumenti di imputazione, quali:
• La Gestione della Prima Nota per qualsiasi imputazione di fatture, note d’accredito, corrispettivi, note variazione iva, ecc, nonché tutte le altre tipologie di registrazioni contabili.
• Gestione Prima Nota da Scadenze per la registrazione di incassi, pagamenti.
• Gestione insoluti per la contabilizzazione degli effetti insoluti, da presentazioni precedenti o da files derivanti da sistemi di Remote Banking.
• Gestione Prima Nota Corrispettivi, per la registrazione in unica operazione dei corrispettivi del mese.
Dall’Immissione della Prima Nota è possibile attivare alcune significative funzionalità:
• Visualizzare estratti conto a partite, partitari in ordine cronologico e prelevare dati selezionandoli dalla finestra di visualizzazione
• Accedere allo scadenziario per inserire nuove scadenze, eliminare e rettificare scadenze preesistenti
• Accedere alla Prima Nota di contabilità analitica per l’imputazione della ripartizione di costi e ricavi su centri di costo, linee di prodotto e/o commesse
• Accedere alla gestione dei cespiti per inserirne ulteriori nella apposita anagrafica e/o integrare la scheda di cespiti preesistenti (collegamento con modulo specifico) Accedere alla gestione delle transazioni Intracomunitarie (collegamento con modulo specifico)
• Inserire nuove voci quali: causali contabili, clienti, fornitori e sottoconti, mastri e codici iva
• Cambiare esercizio di competenza relativo alle registrazioni, modificando le registrazioni dell’anno in corso o di quello trascorso, ma non ancora chiuso, senza uscire dal programma.

Gestisce la data di competenza iva, per le fatture registrate o emesse in un mese successivo alla bolla, la data e/o il periodo di competenza economica di costi e ricavi, per la determinazione automatica dei ratei e risconti, ottenendo in automatico un bilancio di competenza.
Gestisce la data di valuta per i movimenti finanziari relativa a conti correnti bancari, conti sbf e conti d’anticipo.
È’ possibile eseguire registrazioni simulate e/o integrative in un archivio contabile parallelo, fra le altre cose anche per rilevare mensilmente ratei, risconti, ammortamenti e rimanenze al fine di stampare un bilancio contabile di periodo. L’operazione contabile può essere descritta con un testo libero.
Le causali contabili sono fornite già caricate. La presenza di causali contabili (o codici movimento) impostabili dall’utente e di una tabella causali standard, già fornita da NTS (ed aggiornata periodicamente) e la possibilità di caricare causali libere oppure causali con sequenze conti/importi controllate e predeterminate, permette di scegliere l’approccio migliore in relazione alle esigenze di piccole e di grandi Aziende, in base alla preparazione più o meno profonda nelle problematiche e tecniche contabili fiscali da parte dei singoli utilizzatori reali.
Se si opta per l’uso di causali a sequenza predeterminata, sarà il programma di immissione movimenti contabili a proporre, al momento opportuno, riga per riga, i conti, la sezione Dare/Avere, ove possibile l’importo, segnalando all’utente riga per riga annotazioni operative come ‘Inserire qui il codice del conto del fornitore che ha emesso la
fattura’, oppure ‘Indicare l’importo della ritenuta dei contributi Inps a carico della ditta’, grazie appunto alle causali preimpostate (fornite nell’installazione base o caricate dall’utente in una fase preliminare).
Le registrazioni vengono numerate con numeratori giornalieri ripartendo, dal numero uno per ogni nuova registrazione.
È sempre possibile eseguire l’input di registrazioni in valuta ed in euro (o solo in euro), ai fini della stampa sui Registri Iva per le operazioni intracomunitarie e per la gestione di conti in valuta.
Visualizzazione e stampa di partitari-mastrini con operazioni in ordine cronologico; estratti conto a partite aperte/chiuse e a sole partite aperte.
Gestione completa dello scadenziario/portafoglio, integrata con la gestione delle partite contabili. Gestione portafoglio con scadenze relative a:
• Rimesse dirette e bonifici clienti
• R.B. clienti ancora da emettere
• R.B. emesse
• Rimesse Dirette e bonifici fornitori
• R.B. fornitori

Gestione delle scadenze extracontabili
per l’amministrazione dei preventivi di fabbisogni di cassa dallo scadenziario.
Stampa scadenziario in ordine di:
• Scadenza
• Cliente/fornitore (codice)
• Cliente/fornitore (ragione sociale)
• Agente-cliente
• Zona-cliente
• Categoria-cliente
• Banca-data scadenza
• Agente-data scadenza

Stampe in automatico di estratti conto, solleciti di pagamento su rimesse dirette scadute e/o su insoluti, con addebito di interessi e spese. Tali documenti sono emessi su testi di Word (personalizzabili dall’utente) con una funzione simile alla stampa unione. Gestisce un indicatore del numero di solleciti già inviati. Recapito diretto di tali documenti via MAPI/Exchange su Fax e/o su E-mail Internet.
Gestisce distinte d’autorizzazione all’incasso o al pagamento.
Provvede alla registrazione di incassi e pagamenti relativi ad una o più scadenze (aggiornando automaticamente lo scadenziario) a partire da una selezione di scadenze effettuata interattivamente per cliente o fornitore, banca di incasso o pagamento, tipo scadenza (rb, tratte, rimesse dirette, bonifici, ecc.), data scadenza oppure a partire da una distinta di autorizzazione precedentemente emessa.
Preparazione interattiva della distinta di presentazione effetti con possibilità di selezionare scadenze in base alla data di scadenza, all’importo massimo presentabile, in base alla banca d’appoggio del cliente; possibilità di eliminare ed inserire effetti presentabili in modo controllato.
Stampa della Distinta Effetti.
Contabilizzazione automatica della emissione degli effetti e contabilizzazione della presentazione della distinta all’atto della preparazione confermata della distinta stessa.
Stampa degli effetti (ricevute bancarie, tratte) e delle ricevute per rimesse dirette, su moduli predisposti dall’utente o dalla banca di presentazione. È possibile presentare un elenco delle scadenze alla propria banca. Generazione file RIBA.
Stampa bilancio contabile, diviso in prospetti stato patrimoniale e conto economico a sezioni contrapposte, sulla struttura a quattro livelli del piano dei conti interno; clienti e fornitori in elenchi di dettaglio a parte, divisi per mastro.
La situazione economico patrimoniale permette, tra l’altro, la memorizzazione dei saldi dei conti utilizzati alla data richiesta, l’eventuale variazione extracontabile da parte dell’utente e la stampa del bilancio così modificato. Inoltre, l’utente può richiedere simulazioni degli ammortamenti dei cespiti, di ratei e risconti, il dettaglio dei costi fiscalmente indeducibili.
Stampa del Libro giornale in prova, in definitiva e in rielaborazione anche dopo una stampa definitiva non andata a buon fine. Scelta del periodo da data a data (in definitiva: dalla data dell’ultimo definitivo fino a data).
Stampa Registri iva in prova, in definitiva ed in rielaborazione anche dopo la stampa definitiva non andata a buon fine. Gestione di 9 registri iva per tipo acquisti, vendite, corrispettivi; gestione di registri relativi a transazioni intracomunitarie.
Stampa liquidazioni periodiche iva, in mono e multiattività, considerando le normative relative a:
• Plafond
• Quote di indeducibilità relative alle operazioni esenti (pro-rata)
• Ventilazione dei corrispettivi
• Interessi su versamenti trimestrali
• Iva ad esigibilità differita
• Operazioni con Iva indeducibile al 100% e Iva indeducibile al 50%
• Regime Iva agricoltura
• Regime autotrasportatori
• Regime 74 ter (Tour Operators)
• IVA di gruppo
• Regime del margine
• Riporto automatico dell’eventuale credito nel periodo successivo; credito compensabile e non.

Anche in questo caso, possibilità di stampa in prova, definitiva e rielaborazione.
L’applicativo consente la stampa di situazioni IVA relative a qualsiasi periodo, senza che vi sia l’obbligo di stampare i registri in modo definitivo. In fase di liquidazione IVA, inoltre, il programma memorizza il debito / credito del periodo, elabora il calcolo degli interessi dovuti dalle aziende trimestrali e genera i dati per il versamento di quanto dovuto sulla Delega Unica F24 (Modulo Aggiuntivo), lasciando al contribuente la scelta se effettuare la compensazione verticale o orizzontale.
Stampa elaborazione Plafond acquisti in esenzione Iva (plafond fisso e mobile).
Generazione automatica delle registrazioni di chiusura (profitti e perdite e stato patrimoniale) e di riapertura (dello stato patrimoniale);
In particolare è gestita l’immissione delle operazioni di fine esercizio (ratei, risconti, ammortamenti, rimanenze, ecc.), nonché la generazione automatica delle operazioni di chiusura con data posteriore a quella di fine esercizio, ma pur di competenza dell’esercizio in chiusura; tali registrazioni andranno a libro giornale, per es. in data 30/04, assieme alle registrazioni del nuovo esercizio, ma entreranno nei partitari e nel bilancio relativo all’esercizio precedente.
Stampa bilanci e partitari con saldi patrimoniali congruenti anche nel periodo di sovrapposizione di due esercizi.
Gestione di esercizi diversi dall’anno solare.
Possibilità di mantenere in linea due o più esercizi contabili sugli stessi archivi.
Numerazione automatica registri e libri per la prima vidimazione.
Utilities per la rinumerazione dei protocolli registri acquisti, per lo storno di registrazioni ad inizio periodo successivo, per la manutenzione di scadenze.

Contabilità analitica

Il modulo di Contabilità Analitica offre funzionalità avanzate per assicurare una corretta gestione dei costi industriali. Piano dei Conti di contabilità analitica su tre livelli (Classi/mastri/sottoconti). Collegamenti diversi-a-diversi tra Pdc di Contabilità generale e Pdc di Contabilità analitica; percentuali di attribuzione automatica di costi ricavi di CG a costi-ricavi di CA (per voci, centri, linee).
Codifica dei vari centri di responsabilità (centri di costo e centri di ricavo), distinti in: principali, ausiliari e comuni. Eventuale codifica delle varie linee di prodotto o linee di produzione (per le aziende che non lavorano su commessa). Gestione di un Archivio anagrafico delle singole commesse (per le aziende che lavorano su commessa) classificabili/raggruppabili in aree e settori.

Il modulo Contabilità analitica e’ integrato/integrabile con:
Contabilità generale:
Ogni costo o ricavo elementare (con costi e ricavi così come previsti nel piano dei conti della contabilità generale) può essere riferito, oltre che ad uno o più conti di CA, a:
• un centro oppure
• un centro ed una commessa/sotto-commessa oppure
• un centro ed una linea di prodotti o di produzione oppure
• un centro, una commessa/sotto-commessa ed una linea.
Lo stesso movimento contabile (per esempio un acquisto, un servizio, ecc) può essere riferito pro quota in percentuale a più conti di CA, più centri, a più commesse, a più linee di prodotti.
L’imputazione dei movimenti in contabilità analitica avviene direttamente dal programma di gestione prima nota, all’atto dell’inserimento dei dati di contabilità generale, con l’apertura di una apposita finestra.
Contabilità di magazzino: I movimenti di magazzino (tipicamente i consumi di materie prime dirette ed indirette) possono confluire (in base alla causale di movimentazione e come movimenti raggruppati) in contabilità direttamente nelle stampe relative a budget/consuntivi sulle commesse, sui centri di costo e sulle linee di prodotto o servizio.
Ogni movimento di magazzino può essere infatti riferito a un costo/ricavo di CA, un centro, una commessa, una linea di prodotto/linea di produzione.
Gestione tempi di manodopera:
Il modulo di contabilità analitica comprende la possibilità di registrare in analitico i tempi di manodopera diretta e indiretta riferendo ciascun tempo a:
Operaio
Centro
Commessa/sottocommessa
Linea di prodotto
Tipo di lavorazione
Stampe di controllo e di quadratura per singolo operaio, per commessa, per linea di produzione, per data, per tipo di lavorazione.

Detti tempi possono confluire a costi standard direttamente nella contabilità analitica.
Oltre che dalle tre suddette fonti, la procedura consente di registrare movimenti di contabilità analitica pura, per rilevare per esempio, le rimanenze relative a periodi infraannuali, gli eventuali storni, ecc.
Predisposizione dei prospetti relativi alla rappresentazione dei dati consuntivi e preventivi per ciascun centro, per ciascuna commessa/sottocommessa, per ciascuna linea di prodotto.
Inserimento (eventuale) dei dati a budget, secondo gli stessi schemi. Budget iniziale e budget revisionato; budget annuale e budget mensile (per i centri e le linee di prodotto). I budget possono contenere anche valori di costo e di ricavo insieme per la stessa voce (per l’addebito di materiali e manodopera al cliente nei consuntivi di commesse con prezzo stabilito a consuntivo).
Stampa dei prospetti consuntivo/preventivo per centro, per commessa, per linea, con scostamenti e percentuali di incidenza dei singoli costi/ricavi sul totale dei costi/ricavi. Stampe di controllo e di quadratura sulle imputazioni effettuate sui singoli conti in Contabilità generale, in Contabilità analitica, in Gestione magazzino, in Gestione tempi di manodopera. Utilizzabile con qualsiasi metodo contabile (direct costing, full costing, ecc.).
Generazione automatica ratei e risconti su date e periodi di competenza economica.
Ribaltamento costi indiretti e comuni da centri comuni a centri ausiliari e principali, da centri ausiliari a centri principali e da centri principali a linee di prodotti e commesse, secondo coefficienti o altri criteri (es. manodopera diretta, ore macchina, ecc.)

Ritenute d'acconto

Il modulo Ritenute d’Acconto consente di gestire i problemi relativi agli adempimenti ed al controllo dell’azienda nel suo ruolo di sostituto d’imposta ai fini delle imposte dirette (ritenute IRPEF). In particolare relativamente ai compensi di lavoro autonomo attribuiti agli agenti ed ai professionisti (commercialisti, avvocati, autori, collaboratori ecc.).
Sono previste:
• La codifica in apposita tabella dei vari codici tributo.
• La codifica dei vari tipi di compenso, dal punto di vista del trattamento fiscale (ai fini delle ritenute).
• L’inserimento e manutenzione dei compensi corrisposti e relativi pagamenti, distinguendo le situazioni in cui il pagamento è contestuale al rilevamento del compenso stesso dalle situazioni in cui si ha invece ricevimento di fattura (es. dagli agenti, da un professionista) e pagamento successivo anche in più rate o tranches.
• Il programma guida l’utente nell’inserimento delle varie voci del compenso proponendo già importi delle ritenute da operare e quadrature, nonché determinando immediatamente la data del versamento della ritenuta.
Gestisce gli Avvisi di parcella (pagamento di compensi con ricevimento solo successivo del documento fattura parcella).
• Una funzione apposita consente di stampare/visualizzare informazioni opportunamente filtrate dall’archivio dei compensi e dei relativi pagamenti, per determinare, per esempio, l’importo (totale e analitico) delle ritenute fiscali e previdenziali da versare entro il 15 del mese corrente, piuttosto che i compensi registrati e pagati ad un certo agente o professionista, ecc.
• Una funzione consente di stampare tutti i dati necessari per modello 770/unico, quadri lavoro autonomo e agenti/procacciatori.
• Un’altra funzione consente di stampare le certificazioni annuali di sostituto di imposta da inviare al percipiente per la sua dichiarazione dei redditi.

Il modulo beneficia dell’integrazione con il modulo Contabilità Generale: dal programma Gestione Prima Nota è possibile richiamare la finestra per la registrazione e gestione dei compensi (o la registrazione dell’incasso di un compenso), il programma propone automaticamente i dati già inseriti nella registrazione contabile. In alternativa è possibile effettuare la contabilizzazione automatica dei compensi e dei pagamenti inseriti nell’archivio ritenute.

Cespiti

Il modulo Cespiti è dedicato alla gestione dei beni ammortizzabili ed è totalmente integrato con la procedura Contabilità Generale. L’applicativo consente di gestire i regimi di ammortamento fiscale e contabile. L'ammortamento fiscale definisce i criteri e le percentuali di ammortamento in base alle categorie di cespiti, fermo restando la possibilità di personalizzare queste caratteristiche a livello di singolo cespite.
E' supportato il calcolo degli ammortamenti civilistici in base ai giorni di effettivo utilizzo del bene, per i beni acquistati nell'esercizio e/o ceduti nell'esercizio.
Per ogni categoria di cespiti immateriali è indicata la percentuale o la durata di ammortamento. Per ogni categoria di cespiti materiali sono fornite ovvero calcolate in automatico la percentuale di ammortamento prevista dal D.M. del 31/12/1988, quella anticipata, quella del primo esercizio (la normativa vigente prevede la metà di quella ordinaria), quella minima. Inoltre, il modulo Cespiti consente di personalizzare l'ammortamento applicato al singolo cespite rispetto a quello della categoria di appartenenza, di effettuare l'ammortamento accelerato, ridotto, anticipato, di gestire l'ammortamento integrale per i cespiti interamente deducibili nell’anno e l'ammortamento cespiti parzialmente deducibili (es. apparecchi telefonici cellulari).
Con la registrazione dei movimenti, vengono aggiornati in tempo reale i dati di ciascun cespite movimentato sia per quanto riguarda i dati di ammortamento dell’esercizio nei vari regimi, sia per quanto riguarda i dati strettamente anagrafici di acquisto/dismissione e situazione.
La gestione anagrafica cespiti è completa: si ha la possibilità di associare ad ogni cespite la relativa categoria, classe, ubicazione di inventario e i dati prettamente tecnici. L'anagrafica di ogni cespite è comprensiva di dettaglio storico per singolo esercizio sui regimi di ammortamento fiscale e di bilancio.
L'esecuzione dell'ammortamento automatico a fine esercizio è semplice ed è completamente guidata dal programma. Questa opzione permette all'utente di generare in automatico i movimenti di ammortamento in regime fiscale e di bilancio.
L'opzione permette inoltre di riportare le quote di ammortamento dell'esercizio in Contabilità Generale.
Il programma permette all'utente di dismettere i cespiti dell'azienda generando i relativi movimenti in automatico.
Sono gestite vendite totali o parziali con inserimento dei dati del cliente e del ricavo di vendita per la determinazione della eventuale plusvalenza/minusvalenza.
Viene effettuato il conteggio riguardante le spese di manutenzione ai sensi dell’art. 67 del T.U.I.R. Sono gestite eliminazioni totali o parziali con la determinazione della eventuale sopravvenienza passiva nel caso il cespite non fosse totalmente ammortizzato.
Vengono fornite le stampe, delle schede storiche dei cespiti e del registro cespiti in conformità alla normativa tributaria.
Inoltre la procedura fornisce stampe di raccordo degli ammortamenti civilistici e fiscali, con evidenza delle riprese fiscali dell'esercizio e delle residue quote non dedotte fiscalmente/civilisticamente alla fine di esso, in dipendenza dei diversi criteri applicati sui due binari.

Intrastat

Il modulo Intrastat consente la gestione e produzione su supporto magnetico dei file INTRA (per la dogana), nonché dei frontespizi e di stampe di controllo.
Tabelle relative al regime statistico, alla natura delle transazioni e alle modalità di trasporto e delle nomenclature combinate fornite col programma.
Possibilità di imputare i dati (parzialmente o completamente) relativi alle transazioni da immissione Prima Nota o da inserimento/manutenzione del documento di magazzino (bolla, fattura di acquisto o di vendita).
Possibilità di inserire completamente o di completare i dati inseriti da prima nota con apposita funzione di gestione (inserimento, modifica, annullamento).
Gestione delle rettifiche.
Raggruppamento automatico delle transazioni con le stesse caratteristiche al momento della stampa (o della generazione del supporto magnetico).
Gestione degli elenchi mensili, trimestrali ed annuali.

Le tesorerie

Il modulo Tesoreria consente di definire le condizioni applicate dalle singole banche sui singoli conti (C/C, anticipi, SBF, ecc.) a livello di spese, commissioni, valute, tassi.

Permette di registrare contabilmente i movimenti bancari con indicazione delle valute, effettuare una riconciliazione con spunta dei movimenti e permette di stampare periodicamente i movimenti per data e per valuta (staffa del conto corrente) con calcolo dei numeri attivi e passivi, oneri e commissioni per un confronto immediato con gli estratti forniti dalla banca.
La tesoreria incorpora inoltre la possibilità di registrare in apposito archivio (distinto dallo scadenziario) entrate ed uscite previste e/o simulate anche periodicamente stabilite (es. canoni di leasing trimestrali, paghe dipendenti mensili, ecc.)
Una apposita funzione consente di ottenere rapporti finanziari riepilogativi che integrano dati provenienti dallo scadenziario, dall’archivio suddetto, dalle bolle da fatturare (attive e passive), dagli ordini in essere e pianificati, per tenere sotto controllo e prevedere i flussi di cassa nei mesi e nei trimestri futuri.