Depositi e visioni

Sono funzionalità mirate e rendere più agevole la gestione, rinnovo e chiusura dei depositi a cliente.

Chiusura dei depositi a rendiconto

Si tratta di una procedura che consente la chiusura automatica dei conto depositi gestiti con rendicontazione periodica del venduto per i documenti emessi in conto deposito. La procedura consente in qualsiasi momento la chiusura del deposito. Impostando la data di chiusura, i clienti o magazzini di conto deposito che si desidera chiudere alla data, la procedura determina la giacenza nei magazzini di deposito alla data indicata, e per ogni magazzino e per ogni titolo, mostra le quantità che verranno fatturate. È possibile in questa fase modificare manualmente le quantità da parte dell’operatore. Se risultano protocolli di resa non ancora lavorati per i clienti selezionati, viene segnalata l’anomalia e si invita ad effettuare la lavorazione prima di procedere. A conferma viene generato per ogni cliente una fattura di assoluto che chiude il deposito, oppure un documento di resa da deposito, che contiene le copie ancora in deposito, verso il magazzino centrale, e contemporaneamente viene generata la fattura in conto assoluto dal magazzino centrale.

Chiusura e riaperture automatica dei depositi

Si tratta di una procedura che rappresenta una variante della precedente, con le stesse modalità vengono selezionati i magazzini (o i clienti) per cui si desidera effettuare l’elaborazione e la data di chiusura e la procedura determina per ciascun deposito la giacenza per ogni titolo. Anche in questo caso è possibile modificare manualmente le quantità da parte dell’operatore. Per ogni magazzino viene emesso un documento di tipo DDT ricevuto che trasferisce l’intero deposito al magazzino centrale nella data indicata, ed un documento di consegna di deposito che ricarica il deposito il giorno seguente.

Fatturazione dei depositi a rendiconto

Acquisisce un file compilato dal cliente con i dati del venduto a titolo nel periodo in esame e elaborare più file contemporaneamente, provenienti da differenti clienti, purché relativi allo stesso periodo. I file vengono analizzati e vengono segnalate le anomalie: - Titoli non gestiti - Titoli dichiarati venduti non congruenti con le giacenze nel deposito Vengono proposte le quantità che verranno fatturate (se congruenti). L’operatore può intervenire con modifiche manuali. Infine vengono emessi i documenti necessari, definibili in base allo scenario desiderato.

Fatturazione dei depositi a chiusura

I depositi a chiusura sono i depositi, sospesi o visioni occasionali, per cui non è previsto il rendiconto periodico, ma solo la chiusura totale per ogni singolo titolo. Nel caso venga effettuata la resa di una qualsiasi quantità di un titolo, viene emessa la fattura per la quantità totale del titolo, e la nota di credito per la resa ricevuta. La fatturazione del deposito a chiusura considera le quantità dei titoli consegnati e non resi, e procede alla fatturazione totale del deposito. Se esistono protocolli di resa non ancora lavorati, viene segnalata l’anomalia, ed è necessario procedere preliminarmente alla lavorazione delle rese, prima di potere effettuare la chiusura del deposito.

Rese da cliente

Le rese da cliente rappresentano una voce essenziale sia dal punto economico che finanziario per qualsiasi editore, distributore o grossista. La gestione delle rese presenta aspetti delicati e complessi, che sono gestiti da settori o ruoli diversi nelle varie fasi.
In Infolib la gestione delle rese è stata strutturata in tre procedure distinte e sequenziali, che possono essere gestite in tempi diversi e da soggetti diversi.

Protocolli rese

In questa prima fase le rese vengono protocollate.
Viene assegnata ad ogni resa un numero progressivo ed una data di protocollo, e vengono rilevati gli elementi essenziali per individuare la resa:
- Il cliente che manda la resa
- Gli estremi del documento del Cliente
- Il numero dei colli
- Il numero totale delle copie dichiarate
- Il file PDF del documento del cliente

Lavorazione della resa

In un qualsiasi momento successivo alla protocollazione la resa può essere lavorata, vengono rilevate le quantità per ciascun titolo presente nella resa e possono essere indicate le quantità guaste per ciascun titolo.
I titoli non gestiti vengono comunque ricevuti ed inseriti con un codice neutro ma con l’evidenza del codice originale e vengono automaticamente smistati ad un magazzino di merce non accettata e pronta per la restituzione.
Se il totale copie è stato dichiarato nel protocollo, viene effettuato un controllo di congruenza tra il numero dichiarato e quello effettivamente rilevato.
Viene generato un documento di carico che può essere configurato a piacere.
Le copie accettate possono andare direttamente al magazzino della merce disponibile o ad un magazzino rese lavorate in attesa di allocazione successiva. Le copie guaste possono andare in un magazzino maceri, o ad un magazzino rese da restituire.

Accredito delle rese

Vengono selezionati i protocolli già lavorati che possono essere accreditati singolarmente o a gruppi a piacere dell’operatore.
Per ogni cliente e per ogni titolo vengono effettuati gli opportuni controlli.
Si verificano tutte le forniture effettuate al cliente del titolo e le rese lavorate ed accettate vengono automaticamente attribuite secondo un ordine di priorità prestabilito, cominciando dai depositi a chiusura, poi vengono considerati i depositi a rendiconto, infine le forniture in conto assoluto. I prezzi e gli sconti vengono acquisiti in base ai documenti di consegna originali.
È possibile in ogni fase intervenire manualmente e modificare qualsiasi valore o qualsiasi impostazione dei documenti.
Se non risultano forniture sufficienti ad accreditare le resa, in base alla configurazione desiderata, le quantità rese in eccesso vengono rifiutate, oppure accettate ma richiedendo conferme manuali
Appositi semafori indicano immediatamente all’operatore se ci sono anomalie che richiedono una analisi ed un intervento manuale, altrimenti è possibile confermare le proposte del sistema anche in blocco e procedere alla generazione dei documenti.
A conferma dell’operatore vengono generati automaticamente tutti i documenti necessari, a seconda del tipo di accredito e a seconda delle impostazioni desiderate.
In generale per i depositi vengono generati DDT di resa da conto deposito, per gli assoluti vengono generate Note di Credito, ma è possibile configurare altri scenari di gestione dei documenti.