Progetti Editoriali

Il modulo dei Progetti Editoriali consente di gestire un progetto di un titolo a partire dalla ideazione fino alla pubblicazione attraverso tutte le fasi della valutazione, progettazione e realizzazione. Consente di gestire: la definizione delle fasi in cui si articola il progetto, la valutazione dei costi preventivi ed effettivi, la pianificazione dei tempi di realizzazione delle varie attività e l’assegnazione dei compiti alle risorse interne, esterne o a fornitori. Per ogni progetto sono sempre disponibili tre viste: previste, revisionate, effettive Le attività di un progetto sono organizzate in Task, che rappresentano una unità omogenea, che in molti casi corrispondono ad un reparto dell’azienda. È possibile fare in modo che ogni reparto (ad esempio. Redazione, Ufficio Contratti, Commerciale, Produzione) gestiscano i propri Task in autonomia, senza necessità di accedere al progetto completo e lasciare al responsabile la visione complessiva del progetto. Analogamente ogni collaboratore potrà accedere esclusivamente alle fasi di sua competenza, senza necessità di accedere all’intero progetto.

Le caratteristiche

Il piano editoriale: È possibile una vista di insieme di tutti i progetti, in tutte le fasi, con diversi filtri. Vengono riepilogati per ogni progetto gli aspetti fondamentali per consentire una valutazione di insieme ad esempio di una collana, di un periodo.

I progetti editoriali: Ogni progetto editoriale è costituito dall’insieme delle attività collegate. Le attività possono essere collegate in qualsiasi momento, anche a posteriori.

La scheda: La scheda identifica gli elementi base del progetto e contiene i dati di base del progetto tra i quali: titolo e codici provvisori, se si tratta di prima edizione o di ristampa, se si tratta di opera tradotta o ripubblicata ed in tal caso vengono memorizzati gli identificativi del titolo originale; vengono inoltre definite le caratteristiche del titolo, quali codici, collana, numero dei volumi, numero di edizione, etc.

I parametri: Sono i dati di base utilizzati per determinare il preventivo; i più significativi sono:

Il numero di battute/cartelle/pagine
La gabbia, il formato, il carattere ed il corpo
La presenza di illustrazioni, le loro caratteristiche
Le segnature
Il tipo di carta e la grammatura
I dati della copertina

Vengono inoltre definite la tiratura di base ed il passo delle tirature e viene impostato un prezzo di copertina ipotizzato.

Valutazione

Prima di potere approvare un progetto si può attivare un processo di valutazione.

Mediante l’utilizzo di matrici di valutazione liberamente configurabili dall’utente, è possibile guidare un processo di valutazione e di raccolta di elementi obbligatori, che conducono ad un giudizio sintetico finale sulla validità del progetto, se lo si desidera questa fase di valutazione può essere obbligatoria e bloccante oppure facoltativa e indicativa.

Stato dei progetti

I progetti nascono in stato Aperto ed in questo stato è possibile modificare ogni voce ed ogni parametro.

Dopo l’eventuale valutazione, il progetto può essere passato allo stato di Approvato e da quel momento non sono più modificabili i valori preventivi, mentre lo diventano quelli revisionati.

Il passaggio successivo porta allo stato In Lavorazione, nel quale si possono inserire soltanto i dati consuntivi.

Ogni progetto può essere posto in stato di inattività o di sospensione.

Le Voci

Il progetto è costituito da un insieme di voci, che rappresentano una singola attività. È possibile definire tutte le voci desiderate, configurandole come si desidera. Ogni progetto risulterà costituito solo dalle voci necessarie.

Le voci sono raggruppate in task, che rappresentano l’insieme omogeneo per competenza. Ogni voce contiene tutte le descrizioni, i responsabili, l’indicazione di che deve svolgere l’attività, i tempi e le date di inizio e fine, i costi, i riferimenti di contabilità analitica. Sia i tempi che i costi possono essere previsti, revisionati od effettivi, in modo da poterne tenere traccia nella vita del progetto e confrontarli in sede di consuntivo.

Ogni voce può essere generica, definita a piacere dall’utente, e contenere i dati sopra indicati. Esistono voci di sistema alle quali corrispondono sezioni collegate, che possono essere soltanto descrittive e compilativa, oppure possono essere costituita da un insieme di elaborazioni, processi, calcoli che determinano ad esempio i costi (o i ricavi) in funzione dei parametri del progetto, consentendone il ricalcolo automatico.

Ogni voce, sia generica che di sistema, può contenere formule di ricalcolo automatico che permettono di ricalcolare i valori della voce, al variare di un parametro di sistema. Per esempio: al variare del numero di pagine possono essere ricalcolati automaticamente i costi di stampa, al variare del prezzo si ricalcolano i ricavi netti da vendita ed i diritti d’autore, e così via.

I Task di sistema

Sono strutture predefinite, che a loro volta comprendono voci di sistema riferite a tipi di fasi; al momento sono disponibili i seguenti task:

Manoscritto: Corrisponde alla funzione della Segreteria Editoriale. Consente di gestire le fasi di ricevimento, lettura e valutazione del manoscritto, con tutte le date, le caratteristiche, le valutazioni, etc.

Diritti: Corrisponde alle funzioni dell’Ufficio diritti. Consente di riportare tuti i dati dei contratti dei diritti di edizione, sia dei contratti di cessione dei diritti, riporta le date, le fasi delle trattative, i soggetti coinvolti (autori, curatori, agenzie). Indica i percipienti dei diritti, gli scaglioni, le basi di calcolo e le regole.

Stampa: Corrisponde alle funzioni dell’ufficio produzione. Consente di gestire le fasi della produzione di un titolo, con la possibilità di elaborare i costi con diverse metodologie

Commerciale: Corrisponde alle funzioni dell’Ufficio commerciale. Consente di effettuare un piano di distribuzione per canale, indicando per ciascun canale percentuali di assorbimento, saggi e omaggi, rese, sconti. È così possibile effettuare una previsione raffinata dei ricavi netti, dei costi di distribuzione, di trasporto, di promozione.

Vendita pubblicità: Corrisponde alle funzioni dell’Ufficio Pubblicità. Consente (per i progetti di riviste) di collegare i contratti di vendita di pubblicità automaticamente alle uscite di ciascun fascicolo previsto, determinando così in automatico la relativa voce di ricavo. L’aggiornamento è automatico.

Ciascuno di questi Task di sistema può essere gestito in autonomia dal rispettivo reparto, che avrà quindi la visione di insieme di tutte le sue attività. Le attività vengono automaticamente agganciate dal progetto di pertinenza, in modo che il responsabile del progetto possa avere la visione completa con tutte le attività svolte dai vari reparti.

Requisiti:

Il modulo non richiede alcun prerequisito, essendo un modulo di base di Infolib può essere installato in modo integrato con altri moduli di Infolib oppure in modalità “Stand Alone”, che non richiede la presenza di altri componenti.

Il BEP

In questa funzionalità viene costruito automaticamente l’andamento dei costi unitari in funzione della tiratura.
Analogamente viene costruito il diagramma dei ricavi.
Viene determinato sia numericamente che graficamente il Break Even Point, cioè la tiratura di ipotetico equilibrio tra costi e ricavi
Variando manualmente le ipotesi di prezzo di copertina e di tiratura si può compiere in tempo reale una analisi del punto di ottimo.

Il Budget

Viene costruito automaticamente il Budget del progetto, che sintetizza tutti gli aspetti economici coinvolti, raggruppando le voci in sezioni omogenee riepilogative, in modo da mostrare una sintesi economica del progetto.
Vengono confrontati alcuni indicatori di redditività con valori attesi, in modo da dare un giudizio automatico sulla adeguatezza del progetto.

La contabilità analitica

Se è installato il modulo della contabilità analitica è possibile aggiornare automaticamente il budget previsionale della singola commessa, alimentandolo con i dati del progetto collegato alla stessa.