Vendite e acquisti

Rappresenta naturalmente uno degli aspetti fondamentali del gestionale ed è una della aree più importanti ed articolate. Con le funzionalità offerte da Infolib è possibile gestire tutto il ciclo di movimentazione degli articoli a partire dalle prenotazioni o dagli impegni ricevuti dal cliente, senza avere più la necessità di imputare i dati nel sistema.
In sostanza gli impegni dei clienti generano automaticamente le note di prelievo per i prodotti disponibili, e le proposte d’ordine a fornitori per quelli mancanti. Al momento della consegna le note di prelievo diventano automaticamente documenti di trasporto, che generano le relative fatture. Tutto il ciclo non richiede altri inserimenti oltre agli impegni clienti
Il cuore è costituito dalla procedura di emissione dei documenti (note di prelievo, DDT, fatture immediate e differite).
Altrettanto importanti sono una serie di funzioni basilari, quali le elaborazioni MRP che consentono la proposizione automatica degli acquisti.
Vi sono altre funzionalità collaterali, dalle stampe dei sovrappacchi alle procedure di servizio, che consentono la gestione completa del ciclo documentale.
E’ previsto uno specifico modulo per le vendite al dettaglio, che consente la gestione delle operazioni al banco, anche in collegamento con un registratore di cassa.
Sono stati realizzati infine altri moduli specifici del mondo editoriale, sempre nell’area della gestione dei documenti: particolarmente efficace è la gestione delle Rese da Cliente .
Vi sono altre due procedure specifiche: la Chiusura Depositi e Visioni, che consente il conteggio automatico dei depositi e delle visioni, con relativa emissione dei documenti di chiusura, e la procedura di Chiusura e riapertura automatica dei conti deposito.
Completa il quadro la gestione dei rendiconti da clienti e le procedure di acquisizione automatica dei rendiconti.
La gestione delle provvigioni e degli agenti è inclusa nell'area delle vendite, anche se in realtà è un aspetto collegato ma separato. Consente il calcolo delle provvigioni e la rendicontazione agli agenti, percentuali di provvigioni differenziabili per agente, per categoria di cliente, per categoria di prodotto, per singolo prodotto, per periodi di promozione, attraverso tabelle a vari livelli di priorità tra uno o più di questi elementi. In alternativa percentuali di provvigioni collegate allo sconto applicato dall’agente su ciascuna vendita, differenziando le relazioni sconto/provvigione per tipologia di articolo o per agente/subagente.
Provvigioni espresse in percentuali o in valore (es. un tanto al pezzo o un tanto al kg).
Provvigioni liquidabili:
Sul fatturato
Sull’incassato

Blocco e sblocco automatico delle provvigioni su singole fatture o su singole rate in attesa, per esempio, dell’esito del pagamento o in presenza di insoluti); possibilità di stornare provvigioni.
Possibilità di riferire la stessa vendita (e quindi corrispondere provvigioni) a due agenti diversi (per esempio agente e subagente oppure agente e capoarea, ecc.)
Acconti provvigionali e storni relativi.
Calcolo dei contributi enasarco a carico della ditta e a carico dell’azienda; stampa della fattura pro-forma dell’agente con evidenza della ritenuta d’acconto.
Calcolo del FIRR.
Tabella con le condizioni (enasarco, FIRR, ritenute di acconto) per i vari tipi di contratto (agenti monomandatari e plurimandatari, agenti residenti e non residenti, ecc.)

Prenotazioni

È un modulo articolato e potente che consente di gestire la fase di acquisizione delle prenotazioni che costituiscono la prima fase di inserimento degli impegni (ordini da cliente) in diverse modalità. È rivolto agli editori, alle società di promozione, ai distributori, ai grossisti.
Indipendentemente dalle modalità operative e dalle dimensioni della azienda, questa procedura consente di acquisire in modo automatico, controllato e sicuro gli impegni dei clienti, per poi elaborarli nelle fasi successive.

Le funzioni principali previste sono:
· Preparazione cedole, campagne
· Inserimento prenotazioni manuali
· Inserimento prenotazioni integrative
· Importazione di prenotazioni da file strutturati
· Importazione da file xlc da lanci
· Importazione di prenotazioni da varie fonti (distributori, catene)
· Inserimento di prenotazioni dagli agenti (anche remoti)
Cedole novità e campagne
Si possono predisporre cedole novità e campagne, o comunque insiemi di titoli organizzati.
La cedola ha un periodo di validità, ed uno stato (in preparazione, attiva, chiusa).
Si possono gestire la condizioni commerciali (sovrasconti, dilazioni) per cedola o per titolo.
Si possono inserire titoli in preparazione, senza codice definitivo.
Prenotazioni manuali
Dalla procedura è possibile inserire manualmente righe di prenotazione.
Il carrello delle prenotazione può essere compilato a partire dalla ricerca dei titoli, o da una cedola, una campagna o un gruppo di articoli.
Per ogni riga inserita possono essere definite le condizioni di sconto, sovrasconto fisso e sovrasconto occasionale, le copie gratuite, il tipo di fornitura (deposito, assoluto) e la condizione di pagamento.
Prenotazioni integrative
È possibile per ogni cedola inserire ulteriori prenotazioni integrative, controllando il raggiungimento per ogni titoli di obiettivi di prenotazioni predefiniti (sono i cosiddetti invii d’ufficio). E' possibile individuare i clienti che non hanno ancora effettuato le prenotazioni per una cedola o integrare prenotazioni già effettuate, modificando le quantità
Importazione prenotazioni da file
È possibile importare automaticamente prenotazioni da clienti in modo veloce e preciso utilizzando un file strutturato in formato csv.
L’importazione, dopo la configurazione iniziale, avviene in modo completamente automatico.
Tutti gli errori o i dati mancanti o imprecisi vengono segnalati ed è possibile intervenire manualmente per correggere eventuali imperfezioni.
Importazione prenotazioni da file xls (lanci)
È possibile importare un piano di lanci in modo massivo, compilando un file di tipo xls (file di MS Excel). Si importano sulle righe i titoli, sulle colonne i clienti e in ciascuna cella le quantità da prenotare inoltre possono essere definiti altri parametri (consegne tassative, blocchi commerciali, etc.)
La procedura esplode le prenotazioni, compilando per ciascun cliente una prenotazione per ciascun titolo indicato con le quantità desiderate.
Importazione prenotazioni da varie fonti
È possibile importare i file di prenotazione forniti da varie fonti, tipicamente distributori, grossisti o catene di librerie.
Per ciascuna di esse viene realizzata una specifica procedura che opera sul file che ciascuna fonte mette a disposizione.
Sono già disponibili vari formati (quali ad esempio Librerie Feltrinelli, Messaggerie Libri, ALI,) ed altri si aggiungono man mano che sorge l’occasione o la richiesta degli utenti.

Gestione Prenotazioni
Da una apposita maschera si possono inserire direttamente le prenotazioni, oppure visualizzare e gestire contemporaneamente le prenotazioni derivanti da cedole, campagne e rifornimenti degli agenti o da importazione automatica di qualsiasi tipo.
Tutte le prenotazioni possono essere selezionate, ordinate, modificate, etc. singolarmente o a gruppi.
La procedura mostra eventuali anomalie o incongruenze e consente di intervenire manualmente per risolvere i problemi. Una volta elaborate le prenotazioni generano automaticamente impegni effettivi, che successivamente danno luogo a note di prelievo o direttamente DDT o fatture. Infine è possibile visualizzare l’anteprima dei documenti che verranno generati.

Impegni Cliente

Il modulo Ordini consente di gestire gli Impegni dei clienti e gli Impegni di Trasferimento.
Sono previste le seguenti funzionalità:
· Gestione Offerte/Preventivi,
· Impegni clienti,
· Stampa dei vari tipi di documenti su modelli di Word, personalizzabili dall’utente.
· Date consegna richiesta e data consegna programmata e riprogrammata.
· Varie stampe su ordini/impegni/disponibilità di titoli.
· Gestione di proposte d’ordine (ordini pianificati).
· Prenotazione di titoli per consegna a clienti, con emissione di note di prelievo per il magazzino.
· Strumenti per l’evasione guidata degli impegni clienti in base alla disponibilità di titoli con emissione di note di prelievo per il magazzino.

Se non è installato il modulo Prenotazioni da cliente, è comunque possibile abilitare l’importazione di ordini da un file di testo.
Viene creata la testata dell’impegno cliente con la solita procedura di gestione degli ordini, mediante un apposito pulsante, viene chiesto di selezionare il file da importare e vengono importate le righe dell’impegno cliente.

Sono al momento disponibili alcune procedure opzionali, che possono essere utilizzate separatamente.
Impegni cliente da sito proprietario
Per i clienti che inseriscono impegni da un sito proprietario dell’editore è disponibile una procedura che importa automaticamente (o in modo interattivo) un file in un formato standard che genera sia impegni da cliente che eventuali fatture già emesse dal sito. Si veda per approfondimenti la documentazione del modulo Gestione Siti.
Impegni cliente da Libritel 2
Per i clienti professionali è disponibile l’integrazione con un sito Libritel 2 che consente al Cliente di inserire direttamente la prenotazione sia per rifornimenti che per cedole o campagne. Si veda per approfondimenti la documentazione del modulo Gestione Siti.
Impegni cliente da Libritel Offline
Libritel Offline è una procedura pensata specificamente per i promotori, che viene installata sul PC portatile dell’agente, e che consente loro di inserire impegni da clienti sia tramite il sito Libritel 2, sia in modalità disconnessa. L’agente quando dispone di una connessione Internet aggiorna automaticamente le anagrafiche clienti, editori, titoli, condizioni commerciali. Può inserire gli impegni direttamente dal cliente senza necessità di connessione Internet, può visualizzare gli impegni inseriti, può confermarli, può trasmetterli alla sede quando desidera.
Per ogni cliente può visualizzare gli impegni che ha inserito, nonché il backorder, cioè gli impegni non ancora evasi, che sono stati inseriti in qualsiasi modalità.

Note di prelievo e vendite
Il modulo si occupa di tutto quanto riguarda la emissione ed il ricevimento dei documenti di movimentazione delle merci, e/o di emissione di fatture, note di credito, movimenti di magazzino.

Le caratteristiche principali del modulo sono:
· Anagrafiche articoli estese, con 999 listini generici ed eventualmente un listino per ogni cliente/fornitore
· Prezzi di acquisto, di vendita
· Prezzi con validità da data a data, per quantitativi, in unità monetaria principale e in valuta estera; promozioni
· Sconti per cliente, categoria di cliente, prodotto, categoria di prodotto, singolo cliente, singolo prodotto
· Codici articolo di riferimento dei fornitori/clienti
· Diversi codici a barre per ogni articolo
· Descrizioni articoli in lingua
· Diverse politiche di approvvigionamento
· Gestione di 9999 magazzini
· Causali impostate dall’utente
· Diverse tipologie di documenti (DDT emessi, fatture emesse differite/immediate, DDT ricevuti, fatture ricevute differite/immediate, note di accredito emesse e ricevute, ecc.) e sotto tipologie impostate dall’utente.
· Stampe varie di documenti e movimen­tazione per articolo, cliente/fornitore, conto deposito
· Packing-List ed etichette sovra pacco per colli e spedizioni
· Generazione di DDT o fatture immediate da note di prelievo vistate
· Controllo fatture differite di acquisto
· Gestione analitica delle rese, delle copie gratuite con modalità persona­lizzabile e dei saggi; sconti sul prezzo fiscalizzato o defiscalizzato
Stampe documenti PDF
Tutti i documenti generati oltre alle consuete stampe a video o su stampante, possono generare automaticamente i rispettivi file in formato PDF. I file possono essere automaticamente inviati ai clienti via e-mail singolarmente o in maniera massive periodicamente.
Controllo Note di prelievo
Dopo aver emesso una nota di prelievo, viene effettuato il prelievo dei titoli e predisposta l’emissione della DDT al cliente.
In situazioni di grande movimentazione e di numerosi documenti gestiti, può essere opportuno effettuare un controllo materiale dei titoli prelevati.
La procedura consente, mediante l’utilizzo di scanner, di controllare la corrispondenza tra i pezzi prelevati e quelli indicati in nota di prelievo.
Viene verificato ogni tipo di incongruenza:
- Titoli in eccesso o difetto
- Titoli non presenti in nota di prelievo
- Titoli in nota di prelievo non prelevati o prelevati in difetto
Ad ogni incongruenza viene emesso una segnalazione acustica. Dopo il controllo è possibile, in caso di incongruenza, forzare la validità ed emettere comunque la relativa DDT, ma verrà tenuto un registro delle anomalie.
Emissione lettere di vettura
Con sempre maggiore frequenza i corrieri applicano condizioni più favorevoli ai clienti che alleghino alle consegne una lettera di vettura su file, facilitando le operazioni di smistamento.
Per questo motivo stiamo realizzando, man mano che vengono richieste, le procedure per i corrieri che consentono di selezionare le spedizioni associati ad un determinato corriere, di compilare il file nel formato richiesto dal corriere, e di trasmetterlo con le modalità indicate dal corriere medesimo.
Al momento sono disponibili le procedure per:
- UPS
- DHL
- Interlaziale
- Bartolini
- SDA